Organisaties kennen veel beheersactiviteiten en conventies die een jaarlijks patroon hebben. Voor een deel is dit afgeleid van de statutaire vormgeving van een organisatie maar ook de maatschappij waarin een organisatie functioneert dicteert een jaarlijkse cyclus.

Deze universeel geaccepteerde indeling van de beschikbare tijd maakt het een goede kapstok om uw bestuurlijke activiteiten aan te relateren. Bijna iedereen doet dit al als vanzelfsprekend en vaak onbewust. Maar ook blijkt vaak dat door de druk van de dagelijkse beslommeringen belangrijke zaken naar de achtergrond verdwijnen en pas later, vaak als er nog maar weinig tijd, energie en denkkracht resteert, met spoed alsnog aangevat moeten worden. Het resultaat is vaak minder goed dan gewenst, waardoor de effectiviteit van de inspanning lager is dan nodig is om de doelen te realiseren.

Organisaties en bestuurders gebruiken dan de ondersteuning van Innogetics om een goede structuur op te bouwen aan de hand van maandelijkse focuspunten. Door gedurende een jaar eenmaal per maand samen te bouwen aan de benodigde cyclus om uw organisatie vloeiend en vlot te laten functioneren wordt een structuur opgeleverd waar de medewerkers van uw organisatie nadien zelf mee verder kunnen en op de methodiek verder kunnen bouwen. Daarom is het op maat structuren en implementeren van de beheerscyclus belangrijk om er optimaal gebruik van te maken.

Hoewel er voor iedere organisatie een unieke cyclus is op te zetten, zijn er wel enkele onderwerpen die voor veel organisaties relevant zijn en die het plannen van de bijbehorende bestuursactiviteiten zinnig en effectief maken.

Innogetics publiceert maandelijks de belangrijkste agendapunten die op de directie- en bestuurstafels bij opdrachtgevers aan de orde komen.

Making | Strategy | Work :

Vanzelfsprekend sluiten de thema’s aan op de strategische agenda van de organisatie maar ook op de kritische elementen in de uitvoering van uw strategieën. Daarom zal de beheerscyclus van uw organisatie op ieder hiërarchisch niveau onderscheidende KPI’s kennen en een andere frequentie van de pdca-cyclus. Meer adviezen bij de inrichting van een stuurset treft u op pagina “Stuurset“

Het eigenaarschap van de delen van deze cycli liggen bij de eerst verantwoordelijken voor het domein waar de sturing plaats vindt. Juist daarom is het belangrijk dat de te ontwikkelen monitoring aansluit op de activiteiten die binnen dat domein plaatsvinden. Wellicht een open deur, maar in de praktijk een belangrijk aandachtspunt bij de implementatie.

Ontwikkelfasen

Een complexe sturings- en verantwoordingstructuur voor een eenvoudige, informele organisatie leidt veelal tot een onjuiste verhouding tussen de inzet die nodig is om de cycli te managen en de opbrengst die door de participanten in de cyclus wordt ervaren. Een goede afstemming vooraf van de verwachtingen helpt om een goed werkende P&C-cyclus in te richten. Innogetics onderscheidt drie ontwikkelingsfasen:

Fase 1: Activiteiten georiënteerd

De organisatie plant haar activiteiten en heeft de financiële verantwoording gebaseerd op de activiteiten en de ‘projecten’. Er zijn relatief weinig medewerkers betrokken bij het opstellen van de plannen om de doelstellingen te realiseren. Financieel inzicht en de verantwoording is vaak geconcentreerd in de top van organisatie. Medewerkers hebben weinig zicht op de financiële effecten van hun handelen.

Fase2: Proces georiënteerd (financial control)

De begroting is in lijn met de strategie van de organisatie en haar doelstellingen. De activiteiten van de organisatie worden gestuurd vanuit afgesproken processen en de financiële effecten zijn goed te relateren aan deze processen. Projecten hebben een directe relatie met de organisatie doelstellingen en kennen een passende financiële verantwoording.

Fase 3: Systeem georiënteerd (management control)

Er is in de organisatie sprake van een gebalanceerd stelsel van plannen op verschillende aggregatieniveaus en de verantwoordingsrapportages zijn op elkaar afgestemd. Bijna alle medewerkers zijn betrokken bij het opstellen van plannen (getrapt op team-, afdeling- en organisatieniveau). Er is een focus op de externe omgeving en op risicomanagement en integrale kwaliteitsbeheersing. Verbindingen met externe partijen / toezichthouders worden actief gemanaged.

Meer weten over hoe uw bestuurs- en beheercyclus meer voor u kan werken? Een telefoontje of mailtje is voldoende om een eerste advies te verkrijgen.