Voordat de interim werkzaamheden van start gaan is het essentieel een eerste beschrijving van de problematiek te maken en een afbakening te bepalen van wat wél en wat níet met het vraagstuk te maken heeft.
Het eindresultaat van deze intake fase is een contract, dat de kern van de opdracht omvat.
Voordat dat het geval is worden de volgende zeven activiteiten (van contact naar contract) ontplooid;
- Eerste vrijblijvend contact tussen de potentiële opdrachtgever en Innogetics.
- De eerste intake door Innogetics met de optentiele opdrachtgever. Innogetics bezoekt de lokale organisatie of heeft telefonisch contact met het bestuur of de Raad van Commissarissen en registreert de opvattingen van deze actoren of de opdrachtdefinitie. Het resultaat is een ruwe opdrachtbeschrijving met een globaal profiel van de benodigde interim manager. Een korte verkennende opdracht is een optie om de situatie goed te verkennen en een passende opdracht te ontwerpen.
- Innogetics stelt uit haar beschikbare relaties een meest passende interim manager voor. Daarbij wordt gelet op: beschikbaarheid, aanwezige/benodigde competenties, ontwikkelingsbehoefte van de interim manager, reisafstand en persoonlijke wensen van de interim manager.
- De voorgestelde interim manager heeft een intakegesprek met de waarschijnlijke opdrachtgever. In dit intakegesprek maken opdrachtgever en interim manager met elkaar kennis, verkennen de hulpvraag van de opdrachtgever en de daarmee verbonden problematiek en bespreken alternatieve aanpakken. De interim manager zal reeds dan beginnen met professionele diagnostiek en het creëren van condities voor het benodigde verandertraject. De opdrachtgever zal kunnen bepalen dat zijn probleem bij de interim manager in goede handen is.
- Go / no go en eerste, beperkt contract. Opdrachtgever en interim manager bepalen onafhankelijk van elkaar of een opdracht passend is, op basis van het gevoerde intakegesprek. Indien beiden akkoord zijn, is er commitment om onder bepaalde overeengekomen condities en inspanningsverplichtingen aan de slag te gaan, en de problematiek goed te verkennen en oplossingsrichtingen te kunnen bepalen.
- De interim manager gaat aan de slag “in de organisatie” en zal gaandeweg (op basis van het voorlopig contract) observeren, interpreteren, communiceren, netwerken, interventies uitproberen en het vertrouwen van verschillende actoren proberen te winnen. Daarbij komen ook de, vaak tegenstrijdige, verwachtingen van verschillende partijen aan de orde. Na 4 tot 6 aanloopweken presenteert de interim manager zijn analyse van de situatie en het daarop gebaseerde plan van aanpak.
- De acceptatie van de bevindingen, de analyse en het plan van aanpak van de interim manager leiden tot een het aangaan van een interim management overeenkomst. Het contract omvat overeenstemming over:
- De vraagstelling van de opdrachtgever
- De analyse van de problematiek
- Het plan van aanpak
- De verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van de opdrachtgever, de interim manager en eventuele andere stakeholders
- De duur en fasering van de opdracht
- De wijze van rapporteren (tussentijdse evaluaties!)
- De investering
- Een regeling voor arbitrage
- De wijze van evaluatie en verantwoording
- De van toepassing zijnde gedragscode
innogetics.nl 